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Digital & papierlos: der neue Mitgliedsantrag

Erster Schritt in die Digitalisierung: der Sportverein wechselt auf eine Software
Erster Schritt in die Digitalisierung: der Sportverein wechselt auf eine Software

Lucklum. Auf in ein neues Zeitalter! Bereits vor einiger Zeit hatte sich der neue Vorstand des SV Rot-Weiß Lucklum/ Erkerode e.V. dazu entschlossen, die Vereinsverwaltung mehr zu digitalisieren. Jetzt ist auch der erste Schritt dieser modernen und effektiven Umgestaltung erleb- und sichtbar: ab sofort können neue Mitgliedschaftsanträge ausschließlich online erfasst und eingereicht werden.

 

Hoher Zeitaufwand durch analoge Bearbeitung

 

Wer kennt es nicht: Mitgliedschaftsanträge in Papierform, teils handschriftlich schwierig zu lesen und entschlüsseln, werden beim Verein eingereicht. Bis der Antrag bei der dafür zuständigen Person landet, streicht Zeit ins Land. Anschließend müssen die Daten oft manuell in Excel-Listen oder Datenbanken abgetippt werden und nicht selten entstehen dabei Übertragungsfehler, die einen fehlerhaften Datenbestand zur Folge haben. Diesen Schiefstand zu korrigieren, ist ebenfalls aufwendig.

 

Ein Tool mit vielen Möglichkeiten

 

Aus diesem Grund entschloss sich der Vorstand dazu, nach einer digitalen Lösung zur Vereinsverwaltung zu suchen, die den Anforderungen an Rechtssicherheit, Datenschutz, als auch einem ausgewogenen Kosten-/Nutzen-Verhältnis gerecht wird. Schlussendlich fiel die Wahl dabei auf die Software "easyVerein" (www.easyverein.com), welche ein breites Spektrum an Funktionen bereit hält und als Tool viele Möglichkeiten bietet, Anwendungsfälle zu standardisieren und insbesondere auch Vereinsprozesse zu optimieren.

 

Dank der Förderungszuschüsse aus den Programmen für "Digitalisierung im Sportverein", welche jeweils aus der LottoSport-Stiftung und dem AsseFonds gewährt werden, können für den Verein zudem die Software-Lizenzkosten auf zwei Jahre bis Mitte 2023 finanziert und übernommen werden.

 

Mitgliederverwaltung als erster Baustein

 

Im ersten Schritt soll nun die Mitgliederverwaltung in die Software überführt und von dort einheitlich gemanaged werden. Dank einer Import-Funktion konnten bereits die Datenbestände aller bestehenden Vereinsmitglieder aus den Excel-Listen hochgeladen und angelegt werden.

 

Nachgelagert folgt jetzt auch für Neu-Mitglieder die Umstellung auf das digitale Verfahren: in einem auf der Homepage eingebetteten Online-Formular können alle notwendigen Daten befüllt und direkt an den Verein bzw. die zuständige Verwaltungsstelle übermittelt werden - sicher, schnell und eindeutig lesbar. Nach Prüfung und Freigabe des Antrags wird das Mitglied schließlich in der Datenbank angelegt.

 

Das Formular zum Mitgliedsantrag ist unter folgendem Link zu finden: KLICK